Perché partire da pianificazione e programmazione prima di parlare di bilancio

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MASSIMO SACCO

Perché partire da pianificazione e programmazione prima di parlare di bilancio

Immagina di metterti al volante di un’auto senza sapere dove stai andando. Forse riesci a percorrere qualche chilometro, ma il rischio di perdere la strada o di finire il carburante è altissimo. Allo stesso modo, affrontare la gestione finanziaria del tuo ristorante senza avere ben chiari i concetti di pianificazione e programmazione equivale a guidare alla cieca. Ecco perché, prima di entrare nel dettaglio del bilancio, dobbiamo mettere solide fondamenta.
In questo articolo, non solo chiariremo cosa significano pianificazione e programmazione, ma parleremo anche di una distinzione altrettanto importante: quella tra essere efficaci ed essere efficienti. Comprendere e applicare questi concetti può fare la differenza tra una gestione improvvisata e una che ti permette di raggiungere obiettivi concreti e sostenibili nel tempo.

Cosa intendiamo per pianificazione e programmazione?

Massimo Sacco Stelle

La pianificazione: lo sguardo a lungo termine

La pianificazione riguarda la visione strategica. È quel momento in cui, con carta e penna o davanti a un foglio Excel, ti chiedi: “Dove voglio arrivare con il mio ristorante nei prossimi anni?”.

Ad esempio, potresti pianificare di:
• Trasformare il tuo ristorante in un punto di riferimento per la cucina gourmet nella tua città.
• Aumentare il fatturato del 25% entro i prossimi tre anni.
• Espanderti con un secondo locale in una zona ad alto traffico turistico.
La pianificazione non è un esercizio di fantasia. Deve basarsi su dati reali, sulle tendenze del mercato, sui tuoi punti di forza e sulle aree da migliorare.

Un esempio concreto nella ristorazione: 

Immagina di gestire una trattoria che attira soprattutto clienti locali. Se pianifichi di attrarre una clientela più ampia, devi partire da un’analisi chiara: quali sono i tuoi piatti più apprezzati? Quanto budget hai per investire in marketing? Il bilancio attuale supporta questa espansione?

La programmazione: il piano d’azione

Se la pianificazione è la visione, la programmazione è il percorso per raggiungerla. Risponde alla domanda: “Cosa devo fare concretamente per arrivare al mio obiettivo?”. È qui che scendiamo nei dettagli operativi:

• Che azioni intraprendere: creare un nuovo menu, avviare una campagna social, formare lo staff.

• Con che tempi: entro sei mesi, un anno o più.

• Con quali risorse: budget, personale, strumenti.

 

Un esempio pratico: 

Se vuoi attirare turisti, la programmazione potrebbe includere:

1. Tradurre il menu in più lingue.

2. Inserire piatti tipici locali che siano anche “instagrammabili”.

3. Lanciare una campagna su Google per intercettare i turisti in visita nella tua città.

 

Essere efficaci o efficienti? Meglio entrambi

Molti ristoratori confondono questi due termini o li usano come sinonimi. Non lo sono.

Essere efficaci

 

Essere efficaci significa raggiungere l’obiettivo prefissato. Ad esempio, se decidi di aumentare il numero di clienti del 20% in un anno e ci riesci, sei stato efficace.

Ma essere efficaci non basta, perché potresti aver raggiunto il risultato sprecando risorse.

 

Un esempio pratico: 

 

Immagina di organizzare una campagna pubblicitaria per il tuo ristorante. Investi 10.000€ e riesci ad aumentare i coperti del 25%. Hai raggiunto l’obiettivo, ma a che costo? Hai speso troppo rispetto al risultato?

 

Essere efficienti

 

Essere efficienti significa raggiungere l’obiettivo utilizzando al meglio le risorse, riducendo gli sprechi. Tornando all’esempio della campagna pubblicitaria, se con una spesa di 5.000€ ottieni lo stesso aumento di coperti, sei stato non solo efficace ma anche efficiente.

 

Un errore comune nella ristorazione: 

Molti ristoratori pensano che riempire il locale sia sinonimo di successo. Ma se per farlo abbassi troppo i prezzi o offri promozioni che erodono i tuoi margini, stai perdendo soldi. Sei efficace (il locale è pieno) ma non efficiente (stai lavorando in perdita).

Ora che hai chiara la differenza tra pianificazione, programmazione, efficacia ed efficienza, puoi capire perché il bilancio è il riflesso delle tue scelte gestionali.

La pianificazione ti aiuta a definire obiettivi concreti e misurabili.

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Pianificazione e programmazione: il legame con il bilancio

Ora che hai chiara la differenza tra pianificazione, programmazione, efficacia ed efficienza, puoi capire perché il bilancio è il riflesso delle tue scelte gestionali.


La pianificazione ti aiuta a definire obiettivi concreti e misurabili.

Ad esempio, se pianifichi di ridurre il food cost del 10%, il bilancio sarà il documento che ti dirà se ci sei riuscito o meno.


La programmazione ti permette di tradurre questi obiettivi in azioni specifiche.

Per ridurre il food cost, potresti:

• Sostituire alcuni ingredienti con alternative più economiche ma di qualità.

• Monitorare meglio gli sprechi in cucina.

• Formare lo staff per ridurre errori e inefficienze.

Un caso pratico: la trattoria di Marco

Marco gestisce una trattoria da dieci anni. Ha sempre lavorato “a sensazione”, senza pianificazione o programmazione. L’anno scorso, i ricavi erano aumentati, ma quando ha analizzato i dati, si è reso conto di aver lavorato in perdita. Perché?

 

1. I costi del personale erano saliti del 20% a causa di un’organizzazione inefficiente.

2. Il food cost era fuori controllo, con un margine negativo su alcuni piatti.

3. Gli investimenti in marketing erano stati inefficaci: aveva speso troppo senza risultati concreti.

 

Dopo essersi affidato a un consulente, Marco ha deciso di pianificare e programmare:

 

• Ha stabilito come obiettivo una riduzione del food cost del 15% e un aumento del margine operativo.

• Ha programmato azioni specifiche: revisione del menu, monitoraggio settimanale delle scorte e negoziazione con i fornitori.

Dopo sei mesi, Marco ha visto i risultati: il food cost è sceso del 12% e il margine operativo è aumentato del 10%.

Conclusione: il bilancio come bussola per la gestione

Prima di immergerti nei dettagli del bilancio, devi avere una chiara visione della direzione in cui vuoi andare e del modo per arrivarci. Pianificazione e programmazione sono i tuoi strumenti per guidare il ristorante con consapevolezza, mentre il bilancio è la bussola che ti mostra se sei sulla strada giusta.
Nel prossimo articolo entreremo nel dettaglio del conto economico, il primo elemento del bilancio, e vedremo come analizzarlo per identificare opportunità di miglioramento. Nel frattempo, rifletti: stai gestendo il tuo ristorante in modo efficace ed efficiente?

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