Sabato sera, novantadue coperti, sala piena dalle otto a mezzanotte. Due turni sul tavolo grande, lista d’attesa al telefono, l’ultimo cliente uscito all’una meno un quarto.
Incasso della serata: 3.128 euro.
Il titolare chiude la cassa contento, e ha ragione di esserlo. Poi però facciamo il conto di cosa resta davvero di quei 3.128 euro, e il conto è questo: 187 euro.
Non è un caso limite. È la serata tipo di parecchi locali che vanno bene.
Da dove partiamo
Prendiamo un ristorante da sessanta posti, cucina di territorio, scontrino medio 34 euro, aperto sei giorni. I numeri che seguono sono costruiti su parametri di settore ricorrenti, non sono il bilancio di un locale specifico: servono a far vedere come si comportano le voci quando si mettono in fila.
Prendiamo quella singola serata e togliamo una voce alla volta. Non è un esercizio contabile: è l’unico modo per capire dove finiscono i soldi quando la sala è piena e il conto in banca no.
Prima voce: la merce
Food cost dichiarato 31%. Food cost reale, quello che salta fuori confrontando gli acquisti del mese con gli incassi, 38%.
Su 3.128 euro sono 1.188 euro di merce contro i 970 che il titolare pensava.
I 218 euro di differenza non sono un errore di calcolo. Sono le rese non considerate sulle schede, il pane che esce con ogni coperto e non è in nessuna ricetta, i due secondi rifatti perché tornati indietro, la vaschetta di sugo avanzata che nessuno ha pesato prima di buttarla.
Restano 1.940 euro.
Seconda voce: le persone
Quella sera in sala c’erano tre camerieri e un runner, in cucina lo chef, due cuochi e un lavapiatti. Otto persone contando il titolare che ha fatto avanti e indietro tutta la sera.
Costo del personale della serata, calcolato sul costo azienda e non sul netto in busta: 1.020 euro. Il titolare avrebbe detto 700, perché conta gli stipendi netti e considera se stesso a costo zero.
Non è a costo zero. Se domani si fermasse, quella figura andrebbe sostituita, e costerebbe.
Restano 920 euro.
Terza voce: quello che c’è comunque
Affitto, utenze, commercialista, assicurazioni, rifiuti, manutenzioni, licenze, il gestionale, il commercialista, il consulente del lavoro. In quel locale fanno 11.400 euro al mese.
Diviso 26 giorni di apertura, sono 438 euro al giorno. Che sia sabato con novantadue coperti o martedì con diciotto, quei 438 euro escono uguali.
Restano 482 euro.
Quarta voce: la banca
Il locale è stato ristrutturato quattro anni fa. Restano due finanziamenti, rata complessiva 2.850 euro al mese. Sono 110 euro al giorno.
Questa è la voce che quasi nessuno conta nel conto della serata, perché la rata è mensile e non sembra legata al sabato sera. Invece lo è: la rata la paghi con quello che generi, e quello che generi lo generi nelle serate come quella.
Restano 372 euro.
Quinta voce: lo Stato
Su quello che resta, alla fine dell’anno, si paga. Il locale è una ditta individuale, e questo cambia parecchio il conto.
Sul reddito d’impresa dell’anno escono prima i contributi INPS della gestione commercianti, poi l’IRPEF a scaglioni calcolata sul reddito al netto dei contributi, poi le addizionali regionale e comunale. Per un locale di queste dimensioni, dove il reddito annuo si colloca nella fascia più alta degli scaglioni, tra contributi e imposte se ne va intorno alla metà. L’IRAP invece non entra nel conto: dal 2022 le persone fisiche esercenti attività d’impresa non la pagano più.
Una precisazione sul metodo: sto applicando alla singola serata un’aliquota che in realtà si calcola sul risultato dell’anno. Lo faccio per rendere leggibile il conto, ma il sabato non è una serata media, e un martedì da diciotto coperti quel margine non lo produce affatto. Il senso dell’esercizio è vedere la proporzione tra le voci, non stimare il reddito annuo.
Se lo stesso locale fosse una SRL il conto sarebbe diverso: IRES al 24% e IRAP al 3,9%, quindi circa il 28% sull’utile della società. Ma il titolare dovrebbe poi prendersi un compenso amministratore o dei dividendi, e su quelli pagare a sua volta. Il carico complessivo si riavvicina, per strade diverse.
Restano 187 euro.
Cosa dicono davvero quei 187 euro
Novantadue persone servite, otto persone al lavoro per sei ore, cinque ore di preparazione la mattina, un titolare che ha finito all’una. Centottantasette euro.
Il margine sulla serata è il 6% dell’incasso. Su un investimento e un rischio di quella portata, è poco.
Ma il punto non è la cifra in sé. Il punto è che il titolare quella cifra non la conosceva. Chiudendo la cassa aveva in testa 3.128 euro e una serata andata bene. Con quel numero in testa prende decisioni: assume, rinnova le sedie, apre la domenica, dice sì al fornitore che aumenta i prezzi del 4% perché tanto la serata va bene.
Sono tutte decisioni prese su un numero che descrive l’incasso, non il guadagno.
Dove si recupera, in ordine di grandezza
Rimettiamo mano alla stessa serata, cambiando solo quello che si può cambiare in tre mesi.
I sette punti di food cost. Portare il food cost reale dal 38 al 33% vale 156 euro su quella serata. Non si fa tagliando le porzioni: si fa pesando le rese, correggendo le schede sui costi veri, e controllando il magazzino una volta al mese invece che mai. È l’intervento con il ritorno più alto e il minor impatto sul cliente.
Lo scontrino medio. Da 34 a 36,50 euro, che è un calice di vino ogni due tavoli. Su novantadue coperti sono 230 euro di incasso in più, di cui restano in fondo circa 150 al netto della merce.
La rata. Rinegoziare due finanziamenti allungando la durata sposta 600 euro al mese di liquidità. Non è guadagno, è ossigeno: cambia la cassa, non l’utile. Ma quando la cassa è il problema, conta.
Sommando i primi due interventi, quella stessa serata passa da 187 a circa 490 euro di margine. Stessi coperti, stesso personale, stesso menu.
La domanda da farsi
Non è “come faccio a riempire il locale”. Il locale era pieno.
È un’altra: di ogni cento euro che entrano in cassa, quanti ne restano davvero? Se la risposta non la sai con precisione, ogni decisione che prendi la stai prendendo al buio, anche quando sembra andare tutto bene.
Anzi, soprattutto quando sembra andare tutto bene. Un locale vuoto ti costringe a guardare i numeri. Un locale pieno ti convince che non serve.
Domande frequenti
Perché il mio ristorante è sempre pieno ma non guadagno?
Perché l’incasso non è il guadagno, e tra i due ci sono quattro strati di costi che si mangiano quasi tutto: la merce, il personale, i costi fissi che escono anche quando sei chiuso, e le rate. In un locale con food cost reale al 38% e personale al 33%, di ogni cento euro incassati ne restano in fondo tra i cinque e gli otto. Un locale pieno con margini sbagliati perde più in fretta di un locale vuoto.
Qual è un margine normale per un ristorante?
Un ristorante gestito bene porta a casa tra il 10 e il 15% di utile netto sul fatturato. Sotto il 5% la struttura è fragile: basta un guasto, un mese storto o un aumento dei fornitori per andare sotto. Sopra il 20% di solito c’è un modello particolare, per esempio pochi coperti ad alto prezzo o costi di struttura molto bassi.
Come faccio a sapere quanto mi resta davvero da una serata?
Serve un conto economico riclassificato mensile, non il bilancio annuale. Togli dall’incasso la merce a food cost reale, il costo azienda del personale, la quota giornaliera dei costi fissi, la quota giornaliera delle rate e l’accantonamento per le imposte. Quello che resta è il margine vero. Il calcolo va fatto ogni mese, non una volta all’anno quando non puoi più correggere niente.
Il titolare che lavora in sala va contato come costo?
Sì, sempre. Se domani ti fermassi dovresti sostituirti, e quella persona andrebbe pagata. Non contarti significa avere un conto economico che funziona solo finché reggi tu, e che va in pezzi il giorno in cui ti ammali o vuoi prenderti una vacanza. Il tuo costo figurativo va inserito ai valori di mercato del ruolo che copri.
Da dove comincio se i numeri non li ho?
Da tre dati che hai già senza fare niente di nuovo: incassi giornalieri, coperti giornalieri e acquisti mensili dalle fatture dei fornitori. Con questi tre calcoli lo scontrino medio e il food cost reale. Sono il 70% della diagnosi e non richiedono nessuno strumento che tu non abbia già.
In sintesi
Novantadue coperti, 3.128 euro di incasso, 187 euro di margine. E il titolare che chiude la cassa convinto di aver fatto una gran serata.
Aveva ragione: come serata era ottima. Il problema non era la serata. Era che nessuno gli aveva mai fatto il conto fino in fondo.
