Un ristorante che compra 30.000 euro di merce al mese e non fa mai l’inventario perde tra i 1.200 e i 2.100 euro ogni mese senza accorgersene.
Non è furto, quasi mai. È merce che scade, porzioni sbagliate, ordini fatti a memoria su roba che c’era già, avanzi buttati senza che nessuno li abbia contati.
L’inventario di magazzino è la conta fisica di tutta la merce presente in un momento preciso, valorizzata al prezzo di acquisto. Serve a una cosa sola: sapere quanta merce hai consumato davvero, che non coincide con quella che hai comprato.
Ed è il motivo per cui il tuo food cost, quello calcolato sulle schede ricetta, non torna mai con quello che vede il commercialista.
Perché senza inventario il food cost è una stima
Molti calcolano il food cost così: acquisti del mese diviso incassi del mese. È veloce e sbagliato, perché quello che compri e quello che consumi sono due cose diverse.
Se a gennaio compri 30.000 euro di merce ma a fine mese hai in magazzino 4.000 euro di roba in più rispetto all’inizio, quel mese hai consumato 26.000 euro, non 30.000. Il tuo food cost reale è di quattro punti più basso di quello che hai calcolato.
Il mese dopo succede il contrario e ti sembra un disastro. In realtà non è cambiato niente: stai solo misurando gli acquisti invece dei consumi.
La formula giusta è questa:
Rimanenza iniziale + acquisti del periodo – rimanenza finale = consumo del periodo
E il consumo diviso gli incassi, per cento, è il food cost vero. L’unico numero su cui ha senso prendere decisioni.
Senza le due rimanenze quella formula non si può calcolare. È il motivo per cui l’inventario non è un adempimento burocratico: senza, il numero più importante che hai è una stima.
Quanto sparisce, e dove
Nei locali dove si comincia a contare, la differenza tra il consumo teorico (quello che risulta dalle ricette moltiplicate per i piatti venduti) e il consumo reale sta tra il 4 e il 7%.
Su 30.000 euro al mese sono da 1.200 a 2.100 euro. All’anno, tra i 14.000 e i 25.000.
Ecco dove finiscono, in ordine di grandezza:
Le porzioni fuori standard. Il cuoco che condisce a occhio mette il 15% di prodotto in più di quello scritto sulla scheda. Su un piatto è niente, su tremila piatti al mese è la voce più pesante in assoluto.
La merce scaduta. Prodotti comprati in quantità sbagliata perché nessuno sapeva cosa c’era già in cella. Il caso classico è l’ordine fatto al telefono di corsa il lunedì mattina.
Gli scarti non calcolati. Il pesce che rende il 45% invece del 60 previsto, la verdura che va pulita. Se le schede sono costruite sul peso lordo dell’acquisto, ogni piatto costa più di quanto dice la scheda.
I pasti del personale. Otto persone che mangiano ogni giorno sono merce che esce dal magazzino e non passa dalla cassa. Va contata come costo del personale, non come food cost, ma va contata.
Gli errori e i resi. Piatti sbagliati, piatti rimandati indietro, l’omaggio al cliente abituale.
Il furto. Esiste, ma è quasi sempre l’ultima voce per dimensione. Chi parte dal presupposto che gli rubino di solito cerca nel posto sbagliato.
Come si fa, in pratica
Quando. L’ultimo giorno del mese, a locale chiuso, sempre lo stesso giorno. Se lo fai il 30 di un mese e il 3 del mese dopo, i numeri non sono confrontabili e tanto vale non farlo.
Chi. Due persone, sempre. Una conta e una scrive. Da soli si sbaglia e non c’è modo di accorgersene. Non deve contare chi ordina la merce: non per sfiducia, ma perché chi ordina ha in testa quello che dovrebbe esserci e vede quello che si aspetta di vedere.
Come. Un foglio per zona: cella frigo, freezer, dispensa, cantina, banco bar. Ogni riga è un prodotto con unità di misura, quantità contata e prezzo unitario. Sul prezzo da usare vale quanto detto più avanti: il costo medio ponderato è la scelta che ti tiene allineato con il bilancio. Le unità di misura devono essere quelle in cui compri, altrimenti la valorizzazione salta.
Quanto ci vuole. La prima volta tra le tre e le quattro ore. Dalla terza in poi, quando i fogli sono già impostati e l’ordine delle celle è fisso, un’ora e mezza.
Cosa non contare. Tutto quello che vale meno di venti euro complessivi e che non incide sul risultato. Contare i singoli stuzzicadenti fa perdere tempo e fa odiare l’inventario a chi lo fa. Concentrati su carne, pesce, latticini, alcolici: sono l’80% del valore.
Il numero che ti dice se stai messo bene
Fatto l’inventario per due mesi di fila, calcola l’indice di rotazione:
Consumo del mese diviso rimanenza media del magazzino.
Se consumi 26.000 euro e hai in media 13.000 euro di merce ferma, la rotazione è 2. Vuol dire che il magazzino si rinnova due volte al mese, cioè la merce resta ferma in media quindici giorni.
In un ristorante con cucina fresca la rotazione dovrebbe stare tra 3 e 4 per il food, cioè merce ferma dai sette ai dieci giorni. Sotto 2 hai troppo capitale immobilizzato e troppo rischio di scadenze. Sopra 6 rischi le rotture di stock, con le corse dal fornitore all’ultimo minuto che costano il doppio.
Per le bevande il discorso cambia: il vino può ruotare una volta ogni due mesi ed essere perfettamente normale, perché non scade e certe bottiglie vanno tenute.
Il valore che non è nei numeri
C’è un effetto dell’inventario che non compare in nessuna formula: il giorno in cui in cucina sanno che a fine mese si conta tutto, i consumi calano da soli.
Non perché prima rubassero. Perché la merce che qualcuno conta viene trattata diversamente da quella che nessuno guarda. Le porzioni si avvicinano alle schede, gli avanzi vengono recuperati, gli ordini diventano più prudenti.
Questo effetto da solo vale in genere uno o due punti di food cost, e si vede già dal secondo mese.
Domande frequenti su inventario e magazzino
Ogni quanto va fatto l’inventario in un ristorante?
Una volta al mese, l’ultimo giorno, a locale chiuso e sempre nella stessa data. Mensile perché il food cost si calcola sul mese e senza le rimanenze non lo puoi calcolare. Farlo solo a fine anno serve al commercialista per il bilancio, non serve a te per gestire. Nei locali con magazzino grande o alta incidenza di prodotti freschi ha senso un controllo settimanale sulle sole voci critiche, carne e pesce.
Come si calcola il valore del magazzino?
Qui vanno distinti due piani. Per il bilancio, l’articolo 2426 numero 10 del Codice Civile e il principio contabile OIC 13 ammettono tre metodi per i beni fungibili: costo medio ponderato, FIFO e LIFO. Non è ammesso valorizzare all’ultimo prezzo di acquisto, e il metodo scelto va mantenuto negli anni. Per il controllo di gestione interno, dove serve capire quanto ti costerebbe rifornirti oggi, l’ultimo costo di acquisto è un riferimento utile, ma resta un dato gestionale che non sostituisce la valorizzazione civilistica. Il consiglio pratico: usa il costo medio ponderato anche internamente, così bilancio e controllo di gestione parlano la stessa lingua e i confronti restano validi.
Qual è la differenza tra food cost teorico e food cost reale?
Il teorico è quello che dovrebbe uscire dalle schede ricetta moltiplicate per i piatti venduti. Il reale è quello che esce dalla formula rimanenza iniziale più acquisti meno rimanenza finale, diviso gli incassi. La differenza tra i due è tutto quello che si è perso per strada: porzioni fuori standard, scarti, scadenze, errori. Un divario oltre i quattro punti indica un problema di controllo in cucina.
Serve un gestionale per fare l’inventario?
No. Un foglio di calcolo ben costruito basta e avanza per un locale singolo, ed è anche più facile da adattare al modo in cui lavori. Il gestionale diventa utile quando i punti vendita sono più di uno o quando il numero di referenze supera le trecento. Il problema di chi non fa l’inventario non è quasi mai lo strumento: è che nessuno ha deciso chi lo fa e quando.
Qual è un indice di rotazione buono per un ristorante?
Per il food, tra 3 e 4 volte al mese, cioè merce ferma dai sette ai dieci giorni. Sotto 2 hai troppo capitale fermo e rischio scadenze. Sopra 6 rischi di restare senza prodotto nei momenti sbagliati. Per le bevande, e in particolare per il vino, valori molto più bassi sono normali e non indicano un problema.
Da dove partire
Se oggi non fai l’inventario, il primo mese non ti dirà quasi niente: avrai una rimanenza finale e nessuna iniziale con cui confrontarla. È normale, e non è un motivo per rimandare.
Dal secondo mese hai il food cost reale. Dal terzo hai una tendenza e puoi capire se quello che stai facendo funziona.
Tre mesi per avere sotto controllo la voce di costo più grossa del tuo conto economico sono un investimento che si ripaga con il primo punto di food cost recuperato.
