Guardi il costo del personale, leggi 32% sull’incasso, sei dentro i parametri. Confermi l’organico e vai avanti.
Quel 32%, con ogni probabilità, è un 44%. E la decisione che hai appena preso l’hai presa su un numero che non esiste.
Il costo del personale di un ristorante con servizio al tavolo dovrebbe stare tra il 30 e il 35% dell’incasso. Il conto è banale: quanto ti costa il personale diviso quanto incassi, per cento. Tutto si gioca su cosa ci metti dentro.
Settembre è il mese in cui questa domanda arriva sul tavolo di tutti. La stagione è finita, si tirano le somme, e la tentazione è confrontare l’incasso dell’estate con quello che hai pagato in stipendi. È il confronto sbagliato.
Quanto costa davvero una persona
Lo stipendio che il tuo collaboratore vede arrivare sul conto è poco più della metà di quello che esce dalla tua azienda. In mezzo ci sono contributi, tredicesima, quattordicesima, TFR, INAIL, ferie maturate.
Prendiamo un cameriere a tempo pieno, quinto livello del contratto dei pubblici esercizi, circa 1.450 euro netti al mese.
| Voce | Al mese | Sul netto |
|---|---|---|
| Quello che gli arriva sul conto | 1.450 € | 100% |
| Trattenute a carico suo (IRPEF e contributi) | 510 € | +35% |
| Ratei di tredicesima e quattordicesima | 327 € | +23% |
| Contributi a carico tuo, ratei compresi | 732 € | +50% |
| TFR che accantoni | 169 € | +12% |
| INAIL e altri oneri | 46 € | +3% |
| Quanto esce da te | 3.234 € | 223% |
Poco più del doppio. Due precisazioni sul calcolo: il TFR si accantona dividendo la retribuzione annua per 13,5, come previsto dalla legge 297 del 1982, e i contributi a carico azienda vanno versati anche sui ratei di tredicesima e quattordicesima, non solo sulla mensilità. Sono le due voci che vengono dimenticate più spesso, e insieme valgono oltre 250 euro al mese. Ed è qui che nasce l’errore che sento più spesso: prendo un aiuto a 1.400 euro. No. Quell’aiuto ti costa circa 3.120 euro al mese, 37.400 all’anno. Se il locale fattura 700.000 euro, hai appena aggiunto cinque punti di costo del personale.
I numeri qui sopra sono indicativi e cambiano con il livello, la provincia, il contratto e le agevolazioni che hai. Quello preciso te lo dà il consulente del lavoro. Chiediglielo prima di assumere, non dopo.
Il numero che ti serve davvero: quanto costa un’ora
Il costo al mese ti serve per il bilancio. Ma quando devi decidere se aprire a pranzo il lunedì, o se aggiungere una persona il sabato sera, quel numero non ti aiuta. Ti serve sapere quanto ti costa un’ora.
Si calcola dividendo il costo dell’anno per le ore lavorate davvero. Non quelle del contratto. Un tempo pieno da 40 ore sulla carta fa 2.080 ore l’anno, ma tra ferie, permessi, festività e qualche giorno di malattia scendi intorno a 1.750.
Trentottomilaottocento euro diviso 1.750 ore fa 22,17 euro l’ora. Non 18,66, che è quello che ti verrebbe usando le ore del contratto. Venti per cento di differenza su ogni decisione che prendi.
È come calcolare quanto ti costa il furgone contando solo la benzina. Il numero c’è, sembra pure preciso, ma bollo, assicurazione, gomme e tagliandi li stai pagando lo stesso.
Con il numero giusto in mano le domande si risolvono con l’aritmetica. Aprire a pranzo il lunedì vuol dire quattro ore di sala e quattro di cucina, quindi circa 177 euro di solo personale. Se su quello che vendi ti resta il 65%, devi incassare 272 euro solo per pareggiare quel turno. Prima ancora di aver messo un euro sull’affitto.
La percentuale da sola non basta
Due locali possono avere tutti e due il 33% di costo del personale ed essere in situazioni opposte. Uno ci arriva con una squadra strutturata che lavora bene. L’altro ci arriva pagando poco gente che cambia ogni sei mesi, e lo vedi nelle recensioni.
Accanto alla percentuale servono altri due numeri.
Quanto incassi per ogni ora di lavoro che compri. Fatturato diviso ore totali lavorate. Sotto i 40 euro l’ora in un ristorante normale il problema quasi mai sono le persone, sono i turni.
Quanti coperti fai per ora lavorata. Ti dice se la squadra è dimensionata sul lavoro vero o su quello che immagini. Va guardato per fascia oraria, non sulla media della giornata, altrimenti il pranzo vuoto sparisce dietro la cena piena.
| Numero | Cosa ti dice | Dove dovresti stare |
|---|---|---|
| Costo personale sull’incasso | Quanto pesa il lavoro | 30-35% |
| Merce e personale sommati | Se resta margine | max 65% |
| Incasso per ora lavorata | Se i turni sono giusti | oltre 45 € |
| Costo di un’ora di lavoro | Base di ogni decisione | da calcolare |
Il numero che conta più di tutti
Food cost e costo del personale guardati separatamente ti possono ingannare. Chi compra semilavorati ha food cost alto e personale basso. Chi fa tutto in casa ha il contrario. Sommati, il quadro si raddrizza.
Somma quanto spendi in merce e quanto spendi in personale, e guarda quanto pesano insieme sull’incasso. Oltre il 65% in una trattoria, quello che resta non basta a coprire affitto, utenze, rate e tasse. Oltre il 70% stai lavorando in perdita, anche se il conto corrente non te lo ha ancora fatto capire.
Prendiamo uno stabilimento balneare con food cost al 44% e personale stagionale senza turni scritti: quella somma arriva al 73%. La spiaggia piena tutta l’estate e il margine che spariva. Dodici mesi dopo, rinegoziati i fornitori, standardizzate le porzioni e messi i turni per iscritto, l’utile netto era cresciuto del 272% e il ROS era passato da 4,8 a 17,4%.
Cosa fare se il costo del personale è troppo alto
La prima cosa che viene in mente è tagliare le ore. Ed è quasi sempre la mossa peggiore, perché il servizio si allunga, nessuno ha più tempo di consigliare niente, lo scontrino medio scende e la percentuale resta lì dov’era.
Quello che funziona è altro.
Rimettere le persone dove servono. Ti serve il dato dei coperti per fascia oraria degli ultimi tre mesi. Nella maggior parte dei locali saltano fuori due o tre fasce con gente in più del necessario e una dove sei scoperto. Riequilibrare non costa niente e si vede il mese dopo.
Alzare lo scontrino medio. La percentuale è una frazione: si abbassa anche facendo salire l’incasso. Due euro in più a coperto su 2.000 coperti al mese sono 4.000 euro, con le stesse ore di lavoro.
Chiudere i servizi che non si ripagano. Immagina un locale in cui l’analisi per fascia oraria dice che l’80% dell’incasso arriva dalla cena, mentre colazione e pranzo non coprono nemmeno i costi diretti. Chiudere quei due servizi fa scendere l’incasso, ma toglie di mezzo ore di personale e consumi energetici che erano a perdere. Il fatturato cala e l’utile sale: è il caso più chiaro in cui incassare meno conviene.
Formare invece di sostituire. Il turnover ha un costo che non trovi in nessuna riga di bilancio: le selezioni, l’affiancamento, gli errori delle prime settimane, tutto quello che un ragazzo nuovo non sa ancora vendere. Un cameriere formato che ti resta due anni costa meno di tre camerieri che ti restano otto mesi ciascuno.
Domande frequenti sul costo del personale
Quanto deve incidere il costo del personale sull’incasso?
Tra il 30 e il 35% dell’incasso netto per un ristorante con servizio al tavolo. Sotto il 25% quasi sempre vuol dire che sei in pochi o che paghi poco. Sopra il 40% c’è un problema di come è organizzato il lavoro. Ma il numero va sempre guardato insieme al food cost, perché è la somma dei due che ti dice se resta qualcosa.
Quanto costa davvero un dipendente all’azienda?
Poco più del doppio di quello che gli arrivi sul conto. Al netto in busta si sommano le tasse e i contributi che paga lui, i contributi che paghi tu, i ratei di tredicesima e quattordicesima, il TFR che accantoni e l’INAIL. Il numero preciso te lo dà il consulente del lavoro, e va chiesto prima di assumere.
Come si calcola quanto mi costa un’ora di lavoro?
Prendi il costo dell’anno e lo dividi per le ore che quella persona lavora davvero, non per quelle scritte sul contratto. Un contratto da 40 ore fa 2.080 ore sulla carta, ma togliendo ferie, permessi, festività e qualche giorno di malattia scendi a circa 1.750. Se usi le ore del contratto ti stai sottostimando il costo di quasi il 20%.
Cos’è il prime cost e qual è il limite?
È la somma di due cose: quanto spendi in merce e quanto spendi in personale, rapportata all’incasso. Il limite è il 60% per una pizzeria, il 65% per una trattoria, il 70% per l’alta cucina. Se lo superi, quello che ti resta non basta a pagare affitto, utenze, rate e tasse.
Conviene tagliare le ore per abbassare il costo del personale?
Quasi mai. Se togli ore senza rifare i turni allunghi i tempi di servizio, il personale non ha tempo di consigliare niente, lo scontrino medio scende e la percentuale resta uguale mentre l’incasso cala. Funziona molto meglio rimettere le persone dove serve davvero, guardando i coperti per fascia oraria.
I pasti del personale contano nel costo del lavoro?
No, quelli sono merce, quindi pesano sul food cost. Vanno però segnati a parte, perché sono roba che paghi e non vendi. Se non li segni ti gonfiano il food cost e ti sembra di avere un problema di sprechi quando invece è un costo del personale travestito.
Da dove partire
Il primo numero da scrivere è quanto ti costa un’ora di lavoro per ogni persona che hai. Senza quello, ogni decisione su turni, aperture e assunzioni è una scommessa.
Il secondo è quanto pesano merce e personale sommati, che si legge sul conto economico riclassificato e ti dice in una riga se la struttura regge. Se non ce l’hai, Leggi il tuo Conto Economico contiene il modello già impostato, dai ricavi fino a quello che ti resta in tasca.
Se invece il costo del personale è alto e non capisci se il problema è quanti siete, come sono fatti i turni o come è impostato il servizio, prenota la call gratuita. Serve esattamente a distinguere queste tre cose.
