Chiedi a dieci ristoratori se fanno controllo di gestione. Otto rispondono di sì. Poi chiedi cosa guardano, e vengono fuori due cose: food cost e costo del personale.
Sono due percentuali. Utili, ma restano due numeri su un cruscotto che ne ha dodici.
Il controllo di gestione in un ristorante è il sistema che ogni mese ti mette in mano i numeri per decidere. Non è il food cost. Non è il gestionale. Non è il bilancio che arriva a maggio, quando l’anno è chiuso da un pezzo e non ci puoi più fare niente.
Prendi un locale da 1,2 milioni con food cost al 28% e personale al 32%. Numeri che sembrano ottimi. Se i costi fissi pesano il 24%, prima delle rate e delle tasse restano 192.000 euro. Poi togli le rate dei finanziamenti, il leasing delle attrezzature e le imposte, e al titolare rimane in mano una cifra che un dipendente qualificato rifiuterebbe come stipendio. Il food cost al 28% non lo aveva avvisato di niente.
Due cose diverse che vengono chiamate allo stesso modo
Quello che nel settore viene chiamato controllo di gestione quasi sempre è controllo operativo. Serve, ma è il pavimento, non la casa.
Il controllo operativo guarda come lavori: food cost, costo del personale, magazzino che gira, coperti, scontrino medio. Risponde alla domanda: stiamo lavorando bene?
Il controllo di gestione guarda come sta l’azienda: dove si ferma il margine lungo la strada che parte dall’incasso e arriva a quello che ti resta, se la cassa regge i debiti, se la struttura sta in piedi. Risponde a un’altra domanda: stiamo guadagnando, e per quanto ancora possiamo permetterci di andare avanti così?
Il food cost è il tachimetro. Ti dice se stai correndo troppo. Non ti dice se hai benzina per arrivare, se il motore sta scaldando, se le gomme reggono. Per quello ti serve tutto il cruscotto.
Si può avere un controllo operativo impeccabile e un’azienda che si sta svuotando. Succede quando il margine se ne va sotto la riga a cui il food cost non arriva: ammortamenti, leasing, interessi, tasse, quote capitale da restituire.
I dodici pezzi del sistema
Un sistema che funziona è fatto di fogli collegati. I dati li scrivi una volta e vanno da soli dove servono. Non è un file di riepilogo che qualcuno ricompila a mano ogni mese.
| Foglio | Cosa ti dà | Ogni quanto |
|---|---|---|
| Vendite | Incassi per canale e categoria, crediti da riscuotere | Mensile |
| Acquisti | Cosa hai comprato e cosa devi ai fornitori | Mensile |
| Dipendenti | Costo del lavoro completo, con tredicesime e TFR | Mensile |
| Costi di gestione | Tutti gli altri costi, divisi per tipo | Mensile |
| IVA | Quanto devi versare e quando | Mensile |
| Leasing | Quota capitale, interessi, riscatto | Da piano |
| Finanziamenti | Piano di rimborso, capitale e interessi | Da piano |
| Investimenti | Cosa hai comprato e come si ammortizza | Quando serve |
| Conto economico | Dall’incasso a quello che ti resta | Mensile |
| Situazione patrimoniale | Cosa hai e cosa devi | Mensile |
| Flussi di cassa | Soldi che entrano e che escono davvero | Mensile |
| Cruscotto | Gli indici e il confronto con l’anno prima | Mensile |
La differenza rispetto a un foglio di riepilogo è che qui i numeri si controllano tra loro. Se il conto economico dice che hai guadagnato e i flussi dicono che la liquidità è scesa, c’è un foglio che ti spiega dove sono finiti i soldi. Con un file isolato quella domanda resta lì senza risposta.
Il documento da cui parte tutto
Il conto economico del commercialista è costruito per il fisco. Rispetta lo schema che deve rispettare, arriva mesi dopo, e non è organizzato per farti decidere niente.
Riclassificarlo vuol dire riscrivere le stesse cifre in un ordine che ha senso per te. Ogni riga risponde a una domanda diversa.
| Riga | Esempio su 1,2 milioni | Cosa ti dice |
|---|---|---|
| Incasso | 1.200.000 € | Quanto ha prodotto il locale |
| meno la merce | − 336.000 € | Quanto pesa quello che compri |
| meno il personale | − 384.000 € | Quanto pesa il lavoro |
| Merce e personale insieme | 720.000 € · 60% | La soglia che decide tutto |
| meno i costi fissi | − 288.000 € | Affitto, utenze, quello che paghi comunque |
| Margine prima di rate e tasse | 192.000 € · 16% | Quanto produce la gestione |
| meno ammortamenti e leasing | − 48.000 € | Quanto ti costano gli investimenti fatti |
| meno gli interessi | − 24.000 € | Quanto ti costa il debito |
| meno le tasse | − 42.000 € | La parte dello Stato |
| Quello che ti resta | 78.000 € · 6,5% | Il numero vero |
Questa scala ti fa vedere dove il margine si ferma. Nell’esempio, tra il margine di gestione e quello che resta se ne vanno 114.000 euro. Chi guarda solo il food cost quelle righe non le vede nemmeno.
Chi fa cosa, ed entro quando
Il motivo per cui un sistema di controllo non parte quasi mai è tecnico. È che nessuno ha stabilito chi inserisce i dati, entro quando esce il report e chi lo legge.
Nei locali dove funziona il processo è scritto, e assomiglia a questo.
Entro il secondo giorno lavorativo si chiude l’inventario e si inseriscono i dati: vendite, acquisti, costi, buste paga. Lo fa chi si occupa dell’amministrazione, o il titolare se la struttura è piccola.
Entro il quarto giorno il report è pronto. Se esce il venti non è più gestione, è storia.
Entro il sesto giorno ci si siede a leggerlo. Tre quarti d’ora, e si esce con due o tre azioni da fare, ognuna con un nome e una data.
Un report che nessuno legge produce lo stesso risultato di un report che non esiste, con in più il tempo che è costato farlo.
Se oggi non hai niente, parti da qui
Non si parte dai dodici fogli. Si parte da tre cose, in quest’ordine.
Riscrivi l’ultimo bilancio. Prendi il conto economico del commercialista e rimettilo nella scala qui sopra. Ci vuole mezza giornata e ti dice subito dove si ferma il margine. È l’unico modo per capire se il problema è come lavori, come sei finanziato o come sei strutturato.
Fai il conto economico del mese, anche a spanne. Meglio un numero attendibile all’85% il 4 del mese che uno perfetto a giugno dell’anno dopo. La precisione arriva con i mesi.
Guarda i soldi a tre mesi. Utile e cassa sono due cose diverse: puoi chiudere in utile e non avere i soldi per pagare l’IVA. Sapere cosa entra e cosa esce nei prossimi novanta giorni è quello che ti evita le sorprese.
Quando questi tre pezzi girano, allora ha senso aggiungere il resto. Chi parte subito dallo strumento completo di solito lo molla al secondo mese.
Domande frequenti sul controllo di gestione
Cos’è il controllo di gestione in un ristorante?
È il sistema che ogni mese ti mette in mano i numeri per decidere: il conto economico riscritto in modo leggibile, la situazione di quello che hai e di quello che devi, i soldi che entrano e che escono davvero, e qualche indice che ti dice se sei in equilibrio. È una cosa diversa dal controllo operativo, che è food cost, personale, coperti e scontrino medio.
Che differenza c’è tra controllo di gestione e contabilità?
La contabilità guarda indietro e serve al fisco: il bilancio si chiude a esercizio finito e rispetta schemi obbligatori. Il controllo di gestione guarda avanti e serve a te: non è obbligatorio, lo costruisci come ti serve, e ti fa prendere decisioni mentre l’anno è ancora in corso.
Il food cost non basta per tenere sotto controllo un ristorante?
No. Il food cost ti dice quanto pesa la merce, ed è utile. Ma non ti dice niente su ammortamenti, rate del leasing, interessi, tasse e quote capitale dei finanziamenti. Cioè su tutto quello che ti mangia il margine dopo. Puoi avere un food cost da manuale e portare a casa a fine anno una cifra che non giustifica il lavoro.
Ogni quanto va fatto il report?
Ogni mese, e deve essere pronto entro il quarto giorno lavorativo del mese dopo. Un report che arriva a fine mese descrive una situazione su cui non puoi più fare niente. Meglio un numero buono all’85% subito che uno perfetto in ritardo.
Serve per forza un software?
No. Dei fogli di calcolo collegati bene fanno tutto quello che serve, a patto che i dati si scrivano una volta sola e vadano da soli negli altri fogli. Il software diventa necessario quando i punti vendita si moltiplicano o quando le operazioni da inserire a mano diventano troppe.
Quanto tempo mi porta via ogni mese?
Con il sistema già costruito e il magazzino in ordine, dalle tre alle cinque ore per inserire i dati, più tre quarti d’ora di riunione per leggerli. La parte impegnativa è costruirlo la prima volta, non tenerlo in piedi.
Il punto
Il controllo di gestione non è un adempimento e non è un file. È quello che trasforma i dati che già produci in decisioni che prendi quando servono.
Se vuoi partire dalla riclassificazione, Leggi il tuo Conto Economico contiene il modello già pronto e la spiegazione degli indicatori da guardare ogni mese. Se invece vuoi prima capire in quale area sta il problema del tuo locale, il PentaCore Diagnostic è una guida con 25 domande e un cruscotto che ti mette in fila le priorità.
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